AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ABACO LATAM S.A.S. y ABOTECH S.A.S.

Autorizo de manera libre, expresa, voluntaria e informada a ABACO LATAM S.A.S. y ABOTECH S.A.S. para tratar mis datos personales de conformidad con sus Políticas de Tratamiento de la Información y en especial conforme a lo siguiente:

1. Identificación de los Responsables del Tratamiento

ABACO LATAM S.A.S.

• Domicilio: Calle 69A #9-47, Bogotá D.C., Colombia
• Correo electrónico: [email protected]
• Teléfono: +57 3153619945

ABOTECH S.A.S.

• Domicilio: Calle 69A #9-47, Bogotá D.C., Colombia
• Correo electrónico: [email protected]
• Teléfono: +57 3156373118

Ambas compañías actuarán como Responsables del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias.

2. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

Mis datos personales, incluyendo información financiera y comercial, serán tratados para las siguientes finalidades específicas y legítimas:

a. Finalidades contractuales y operativas

• Cumplir obligaciones derivadas de contratos celebrados con los Responsables.
• Registrar datos en sistemas operativos y comerciales.
• Atender consultas, peticiones, quejas o reclamos.

b. Gestión ante operadores de información (Ley 1266 de 2008)

• Consultar y reportar datos financieros y comerciales ante Datacrédito, TransUnion (CIFIN) u otros operadores.
• Evaluar riesgo crediticio y confirmar cumplimiento de obligaciones.
• Reportar deudas vencidas o incumplimientos.
• Obtener información relevante sobre relaciones comerciales con terceros.

c. Finalidades comerciales y de mercadeo (Ley 2300 de 2023)

• Enviar información sobre productos, promociones, campañas o eventos.
• Realizar encuestas de satisfacción y evaluar la calidad del servicio.
• Acceder a datos personales recolectados por terceros autorizados para fines comerciales específicos.

d. Seguridad y cumplimiento normativo

• Controlar acceso físico a oficinas mediante videovigilancia.
• Suministrar datos a autoridades de control cuando sea requerido.

3. Transmisión y Transferencia Nacional e Internacional de Datos

Los Responsables podrán transmitir o transferir mis datos personales a:

• Encargados del tratamiento ubicados en Colombia o en el exterior.
• Proveedores de servicios como plataformas tecnológicas, mensajería, alojamiento de sistemas, call centers, cobranzas, análisis de datos, entidades de financiación, entidades de pagos de Seguridad Social, proveedores de vehículos y otros terceros que procesen información autorizada.
• Entidades públicas o privadas para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.

4. Socios comerciales y terceros autorizados

Autorizo expresamente que los socios comerciales actuales de los Responsables, tales como Banco Unión y Rodaapp, les transfieran mis datos personales cuando hayan sido recolectados bajo una relación jurídica válida.

5. Transferencia de datos personales a terceros aliados para fines comerciales

Autorizo de manera expresa que ABACO LATAM S.A.S. y ABOTECH S.A.S. puedan transferir mis datos personales a terceros aliados comerciales, nacionales o extranjeros, con el propósito de:

• Ofrecer productos, bienes o servicios complementarios o relacionados.
• Realizar actividades de mercadeo, publicidad, beneficios, promociones o fidelización.
• Llevar a cabo análisis comerciales, de perfilamiento, segmentación o estudios de mercado.

6. Derechos del Titular

Como titular de los datos personales, tengo derecho a:

• Conocer, actualizar, rectificar y suprimir mis datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso de mis datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Acceder gratuitamente a mis datos personales.

7. Datos sensibles

Declaro que he sido informado de que mis datos sensibles —entendidos como aquellos que afectan mi intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como información biométrica, datos de salud, información sobre creencias religiosas, orientación política o información relacionada con características físicas— solo serán tratados cuando resulte estrictamente necesario para el cumplimiento de las finalidades autorizadas, bajo medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad, y previa manifestación voluntaria de mi consentimiento.

8. Contacto para ejercer derechos

Para ejercer mis derechos, puedo comunicarme a: [email protected]

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

ABACO LATAM S.A.S.

ABACO LATAM S.A.S es una Fintech focalizada en la creación de Scoring crediticio alternativo para permitir la inclusión financiera en América Latina.

Partiendo de la descripción otorgada y dando cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (incorporado en el Decreto 1074 de 2015) de la República de Colombia, la siguiente es la Política de Tratamiento de la Información de ABACO LATAM S.A.S.

DATOS DEL RESPONSABLE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN ABACO LATAM S.A.S.

• NIT 901.102.558-4
• Domicilio: Bogotá
• Dirección: Calle 69A #9-47
• Correo Electrónico: [email protected]
• Teléfono: +57 3153619945

DISPOSICIONES GENERALES

Objetivo

La presente Política de Tratamiento de la Información tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales, en especial lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, así como asegurar el respeto del principio de transparencia en todas las etapas del tratamiento de los datos personales. En este sentido, busca informar de manera clara, accesible y comprensible a los Titulares sobre el uso que ABACO LATAM S.A.S. da a la información que estos suministran, las finalidades específicas del tratamiento, y los procedimientos disponibles para ejercer sus derechos como titulares de la información.

1. TRATAMIENTO AL CUAL ESTARÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDADES

Los datos personales serán recolectados, almacenados, utilizados, transmitidos, transferidos y, en general, tratados por ABACO LATAM S.A.S., de conformidad con lo establecido en la ley, para todas aquellas finalidades necesarias y relacionadas con la oferta de sus productos y servicios, así como para la ejecución de los contratos suscritos con clientes, proveedores, empleados y demás colaboradores. En particular, los datos serán tratados para los siguientes fines específicos:

La información de nuestros Clientes y Usuarios

Gestión contractual y operativa

• Cumplir con las obligaciones derivadas de los contratos suscritos con los clientes y usuarios.
• Registrar los datos personales en los sistemas de información de ABACO LATAM S.A.S. y en sus bases de datos comerciales y operativas.
• Transferir o transmitir los datos personales a encargados del tratamiento, dentro o fuera del país, cuando sea necesario para la ejecución de los contratos, de conformidad con la ley aplicable.

Gestión financiera y crediticia

• Consultar y solicitar datos financieros y comerciales ante operadores de información (como Datacrédito, Cifin u otros) para:
• Verificar relaciones comerciales con terceros.
• Confirmar información para iniciar o mantener relaciones contractuales.
• Reportar ante dichos operadores de información, de conformidad con lo establecido en la Ley Estatutaria 1266 de 2008, la siguiente información:
  • Datos relacionados con el cumplimiento o incumplimiento de obligaciones, incluyendo deudas vencidas, uso indebido de productos o servicios, así como información necesaria para adelantar procesos de cobranza.
  • Información necesaria para fines estadísticos, de control, evaluación de riesgos, validación y actualización de datos de contacto, así como para el cumplimiento de obligaciones legales y normativas, incluyendo aquellas derivadas de sistemas como SARLAFT.

Comunicaciones e información comercial

• Enviar información sobre productos, servicios o actualizaciones contractuales ofrecidos por ABACO LATAM S.A.S.
• Remitir, por medios físicos, digitales o electrónicos (SMS, correo, entre otros), comunicaciones comerciales, promocionales y publicitarias sobre campañas, eventos o alianzas de ABACO LATAM S.A.S. o terceros aliados.

Evaluación y mejora del servicio

• Realizar encuestas de satisfacción o estudios para evaluar la calidad de los productos y servicios.
• Fortalecer la relación con los clientes y usuarios mediante el envío de información relevante o útil.

Seguridad y atención al titular

• Controlar el acceso a oficinas e instalaciones mediante mecanismos de seguridad, incluyendo videovigilancia.
• Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos.
• Transmitir datos personales a autoridades competentes, cuando la ley así lo exija.

La información de nuestros Proveedores

Gestión contractual

• Ejecutar las obligaciones derivadas de los contratos con proveedores de bienes o servicios.
• Registrar sus datos en los sistemas internos para la gestión de compras y pagos.

Referenciación

• Referenciar al proveedor ante terceros (personas naturales o jurídicas) con fines estrictamente relacionados con la actividad contractual.

La información de nuestros Empleados

Proceso de selección y contratación

• Conservar y verificar la información contenida en hojas de vida.
• Adelantar procesos de selección, incluyendo verificación de referencias y estudios de seguridad.
• Evaluar candidatos y gestionar la vinculación laboral.

Ejecución del contrato laboral

• Cumplir con las obligaciones derivadas del contrato de trabajo y las disposiciones legales vigentes.
• Desarrollar procesos relacionados con nómina, seguridad social, prestaciones sociales, bienestar, salud ocupacional y disciplina interna.

Beneficios y desarrollo

• Contratar beneficios laborales con terceros (seguros, asistencia médica, etc.).
• Notificar a contactos autorizados en casos de emergencia.
• Coordinar procesos de capacitación, formación y desarrollo profesional.
• Gestionar el acceso y uso de recursos tecnológicos e informáticos.

Transferencia de datos

• Transferir o transmitir los datos personales a encargados del tratamiento dentro o fuera de Colombia, cuando sea necesario para la gestión de nómina y operaciones laborales.

Finalidades comunes a todos los titulares

• Fortalecer la relación con titulares mediante el envío de información útil y la evaluación de productos y servicios.
• Consultar información financiera, determinar obligaciones pendientes y reportar obligaciones incumplidas a operadores de información, conforme a la Ley 1266 de 2008.
• Controlar el acceso físico a instalaciones y garantizar la seguridad mediante mecanismos de videovigilancia.
• Dar respuesta a las solicitudes de los titulares y atender requerimientos de autoridades competentes.

• Registrar los datos personales en sistemas y bases de datos comerciales, administrativas y operativas de ABACO LATAM S.A.S.

• DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS

En cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, ABACO LATAM S.A.S. informa que los Titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ABACO LATAM S.A.S. o frente a los Encargados del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerse frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo en aquellos casos en que, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no sea necesaria dicha autorización.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que ABACO LATAM S.A.S. ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la complementen, modifiquen o sustituyan.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales en el tratamiento. Esta revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento ABACO LATAM S.A.S. o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley o la Constitución.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

• PERSONA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS ANTE LA CUAL EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

La Gerencia de ABACO LATAM S.A.S., será la responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos presentados por los Titulares de la información personal.

Cualquier solicitud relacionada con el ejercicio de los derechos de conocimiento, actualización, rectificación, supresión de datos personales o revocatoria de la autorización, podrá ser enviada al correo electrónico: [email protected].

El trámite de dichas solicitudes se realizará conforme a los procedimientos y plazos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones que la reglamenten.

1. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

Consultas

ABACO LATAM S.A.S. dispone del correo electrónico [email protected] como canal oficial para que los Titulares de datos personales, sus causahabientes, representantes, apoderados o representantes legales de menores de edad, puedan presentar consultas sobre los datos personales que reposan en las bases de datos de la compañía.

Una vez verificada la legitimación del solicitante conforme a lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, ABACO LATAM S.A.S. recopilará y suministrará la información personal del Titular que repose en sus sistemas de información.

La respuesta será emitida dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud. Si no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, ABACO LATAM S.A.S. informará al solicitante los motivos de la demora y señalará la fecha estimada de respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

El mismo correo electrónico, [email protected], también está habilitado para recibir reclamos relacionados con:

• Corrección, actualización o supresión de datos personales tratados por ABACO LATAM S.A.S.;
• Presuntos incumplimientos de las normas sobre protección de datos personales.

Requisitos del reclamo:

El reclamo deberá ser presentado por el Titular, su causahabiente, representante o apoderado debidamente acreditado, y deberá contener:

1. Nombre completo e identificación del Titular.
2. Descripción clara de los hechos que originan el reclamo y la solicitud concreta (corrección, actualización, supresión o cumplimiento de deberes).
3. Datos de contacto del reclamante (correo electrónico, dirección y teléfono).
4. Documentos que acrediten la legitimación del reclamante y demás soportes que se deseen hacer valer.

ABACO LATAM S.A.S. verificará la legitimación del solicitante. Podrá solicitar el documento de identidad original del titular y, de ser necesario, copia del poder o documento que acredite la representación.

Si el reclamo está incompleto, ABACO LATAM S.A.S. requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si el solicitante no responde dentro de los dos (2) meses siguientes, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Cuando quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, lo trasladará a la Gerencia General dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, informando de ello al reclamante.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos correspondiente una leyenda que diga “reclamo en trámite” junto con el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Si no es posible atenderlo dentro de este plazo, se informará al reclamante las razones de la demora y se señalará una nueva fecha de respuesta, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles adicionales.

1. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Las medidas de seguridad implementadas incluyen, pero no se limitan a, las siguientes:

• Seguridad física: Control de acceso a instalaciones donde se almacenan datos personales, tanto en medios físicos como digitales, incluyendo vigilancia, cerraduras de seguridad y acceso restringido únicamente a personal autorizado.
• Seguridad lógica y digital: Uso de tecnologías de encriptación en la transmisión y almacenamiento de datos, firewalls, antivirus actualizados, autenticación de usuarios y contraseñas seguras para el acceso a los sistemas de información, así como monitoreo continuo de los sistemas de información para prevenir accesos no autorizados o incidentes de ciberseguridad.
• Control de acceso: Establecimiento de perfiles de acceso según el rol y la función del personal dentro de la organización, limitando el tratamiento de datos únicamente a quienes estén autorizados.
• Capacitación: Programas periódicos de capacitación a los empleados sobre buenas prácticas en el tratamiento de datos personales, confidencialidad y medidas de seguridad.
• Políticas internas: Adopción de procedimientos internos que regulen el tratamiento seguro de la información, así como protocolos para la atención de incidentes de seguridad o vulneración de datos.

• Auditorías y controles: Revisión periódica del cumplimiento de las políticas de seguridad de la información mediante auditorías internas o externas, y ajustes a los protocolos conforme se identifiquen riesgos o amenazas.

• FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

La presente Política de Tratamiento de la Información de ABACO LATAM S.A.S. rige a partir del 25/02/2022.

Los datos personales que sean recolectados, almacenados, transmitidos, transferidos, procesados y usados permanecerán en la base de datos de ABACO LATAM S.A.S., con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para los cuales fueron recolectados.

ABACO LATAM S.A.S.

NIT 901.102.558-4